Datenschutzhinweise für Online-Weiterbildungen via Zoom

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom informieren.

Verarbeitungszweck

Wir nutzen das Tool Zoom, um Online-Weiterbildungen durchzuführen.
Zoom ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Identität des Verantwortlichen

eibe e. V., Doberaner Str. 43c, 18057 Rostock
vertreten durch Thomas Fibig, Sybill Lüdtke und Edith Eisold
Tel.: +49 381 201 93 77
Fax: +49381 81 70 64 45
E-Mail: info@eibe-ev.de
Webseite: www.eibe-ev.de

Die Datenschutzbeauftragte ist unter der o.g. Anschrift zu Händen Frau Kotlarski zu erreichen bzw. per E-Mail unter datenschutz@eibe-ev.de.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von Zoom (www.zoom.us) aufrufen, ist der Anbieter von Zoom für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Zoom jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung herunterzuladen oder Sie ausschließlich die Browser-Version nutzen möchten.

Datenverarbeitung

Bei der Nutzung von Zoom werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an eine Online-Weiterbildung machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Benutzerdaten: Vorname, Nachname, Telefon, E-Mail-Adresse, Arbeitgeber, ggf. Profilbild
Meeting-Metadaten: Thema, Teilnehmer-IP-Adresse, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben die Möglichkeit, in einer Online-Weiterbildung die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese in der Online-Weiterbildung anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer der Online-Weiterbildung die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Zoom-App oder im Browser abschalten bzw. stummstellen.

Um an einer Online-Weiterbildung teilzunehmen bzw. den Meeting-Raum zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Verarbeitungsumfang

Wir verwenden Zoom, um Online-Weiterbildungen durchzuführen. Eine Video-/Ton-Aufzeichnung der Online-Weiterbildung findet nicht statt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen einer Online-Weiterbildung erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Sollte es für die Nachbereitung einer Online-Weiterbildung nötig sein, werden auch die gestellten Fragen von Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn Sie bei Zoom als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über Online-Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Umfragefunktion, Fragen und Antworten im Meeting) bis zu einem Monat bei Zoom gespeichert werden.

Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Online-Weiterbildung im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Weiterbildungen.

Empfänger/Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Weiterbildungen verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von Zoom erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages mit Zoom vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Zoom ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt.

Der mit dem Anbieter von Zoom geschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag erfüllt die Anforderungen von Art.  28 DSGVO.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert. Als ergänzende Schutzmaßnahmen haben wir ferner unsere Zoom-Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung von Online-Weiterbildungen nur Rechenzentren in der EU, dem EWR bzw. sicheren Drittstaaten wie z.B. Kanada oder Japan genutzt werden.

Rechte als betroffene Person

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung, Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Die für unsere Einrichtung zuständige Aufsichtsbehörde:

Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern
Schloss Schwerin
Lennéstraße 1
19053 Schwerin
Tel.: +49 385 59494 0
Fax: +49 385 59494 58
E-Mail: info@datenschutz-mv.de

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.